شاید یکی از مسائلی که نیازجوامع را به مدیریت آشکار تر ساخت طرح برنامه ها وهدف هایی
بود که به واسطه نیاز ها بووجود می آمد بود وبرای اینکه این اهداف عملی گردد ناگزیر از طرح برنامه ای هر چند بسیار مختصر بود .هنگامی که نیاز ها افزایش یافت وهدف ها شکل پیچیده تری به خود گرفت موفقیت نصیب کسانی گشت که برنامه ریزی را به صورت جدی دنبال می کردند و امروزه کمتر کسی را می توان یافت که با برنامه ریزی بیگانه باشد
برای طرح برنامه ریزی درست و کاربردی در یک سازمان و یا یک پروژه بهتر است باطرح
دو نوع برنامه ریزی: کلی وجزی پیش رویم.
از آن جا که عقلا وفلاسفه بر اشتباه پذیر بودن انسان که بر گرفته از نقص بشروعدم اطلاع از آینده اتفاق نظر دارند لذا بدیهی است که در هر برنامه ریزی خطاهای صورت پذیرد که وظیفه برنامه ریز کاهش این خطا هاست نه از بین بردن آن .
اولین قدم در برنامه ریزی شناخت هدف است وپس از شناخت آن بایستی برای رسیدن به آن ابتدا به طرح یک برنامه کلی با چشمنداز وسیع نسبت به آن هدف به تعریف آن بپردازیم سپس با طرح یک برنامه جزئی برنامه کلی را عملی سازیم به عنوان مثال برای ریل گذاری خط راه آهن پس از براورد زمان لازم به برنامه ریزی کلی می پردازیم که مثلا ظرف مدت یک ماه پروژه را تکمیل می کنیم با کدام شرکت تامین مصالح قرار داد می بندیم،چه افرادی را استخدام کنیم، به علت بازدهی بهتر چه ساعت های به کار بپردازیم ؛چه موارد ایمنی را به کار بریم.
اما در مورد برنامه ریزی جزئی ما زمان مورد نظر در برنامه کلی را به چند بازه کوچکتر تقسیم
می کنیم ؛ در مثال بالا یک ماه را به چهار هفته ویا به نسبت دقت در برنامه ریزی آن را به اجزائ کوچکتر مثلا به سی روز تقسیم می کنیم و برای هر روز جداگانه برنامه ریزی می کنیم
مثلا در روز چهارم به علت بر گذاری انتخابات پارلمان سه ساعت از روز جهت امور مربوط به رائ گیری گرفته می شود روز ششم به علت مناسبت مِلی تعطیل است روز بیست وچهارم بازدید یکی از مقامات کشوری از روند عملیات انجام می پذیرد....
حال با دانستن این مطالب به رفع مشکل کمبود وقت می پردازیم مثلا روز دوم وسوم دو ساعت
به ساعات کار می افزاییم ،یا در روز هجدهم به تعداد کارگران می افزاییم ...
همچنین باید برای مسائل غیر مترقبه برنامه ریزی کرد وبرای آن چاره جویی کرد تا صدمه ای به پیکره برنامه ریزی وارد نگردد ،در مثال بالا باید در نظر داشت که مثلا احتمال ریزش باران برای شش روز وجود دارد پس باید از لوازم پوشش مناسب استفاده کرد .
پس در برنامه ریزی با دو نوع از حوادث روبرو هستیم: 1- حوادثی که از وقوع آنها خبر داریم2- حوادثی که از وقوع آن خبری نداریم یا حوادث غیرمترقبه
بهترین شیوه مدیریتی دراجرای برنامه ریزی جبران کاستی ها ونواقص قبل از وقوع آن هاست
به این نکته بایستی واقف بود که جبران اشتباهات وانجام ندادن به موقع برنامه ریزی جزی با برنامه های کلی امکان پذیر است ودر یک کلام برنامه ریزی کلی و جزئی مکمل یکدیگرند.
نکته حائظ اهمیت این است که مدیران نباید در برنامه ریزی به صورت زیاد وافراطی به جزئیات بپردازند زیرا به هم خوردن و فرو پاشیدن برنامه ریزی بسیار جزئی مستلزم وقوع حادثه خاصی نمی باشد و اعمال روزمره نیز قادربه برهم زدن این گونه برنامه ریزی می شود
پس در برنامه ریزی جزی نباید به طور افراطی به جزئیات پرداخت چون احتمال وقوع شکست را بیشتر می کند شکست های پی در پی ما را از ادامه عمل به برنامه ریزی بازمی دارد
چند نکته مهم در زمینه برنامه ریزی: ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- در هر برنامه ریزی خطا هایی وجود دارد نباید نامید شد باید به رفع آنها بپردازیم
2- از مهمترین نکات برنامه ریزی وجود انعطاف پذیری معقول است باید از فرصت ها استفاده کرد
3-در برنامه ریزی باید به مسائل دیدی واقع بینانه داشت و در همه حال باید از انجام اعمال احساسی خود داری کرد وبرنامه ریزی بایستی معقول وانجام پذیر باشد
4-در برخورد با حوادث غیر قابل پیش بینی بایستی با توجه به مقتضیات بهترین شیوه را برگزید
5- در هر برنامه ریزی بایستی از فرد گرایی خودداری کنیم
6- از پرداختن زیاد به جزئیات وبه وجود آمدن زمینه شکست های پی درپی بایستی خودداری کنیم
7- با تعصب بی مورد نسبت به برنامه نباید مانع ازتفویض اختیارات لازم شد
8- در برنامه ریزی بایستی تمام نیاز ها لحاظ شود
